A hatékony munkavégzés a siker kulcsa, de nem mindig könnyű elérni ezt az állapotot.
Legyünk őszinték:
valójában időnként rendkívül nehéz a feladat fókuszában maradni.
Te is ismered azokat a bizonyos napokat, igaz?
Azokat, amikor látszólag nem tudsz semmit sem elvégezni?
Néhány percet azzal töltesz, hogy megnyitod a szükséges fájlokat, kattintgatsz és hosszasan bámulod a sorokat vagy a számokat mindenféle cél nélkül.
Mivel úgy érzed, még nem kapott el a flow, inkább válaszolsz néhány új, de teljesen érdektelen e-mailre, és még az általános iskolás tanítónődnek is megköszönöd, hogy 2016-ban felköszöntött a születésnapodon.
A hosszú teendőlista ellenére egyszerűen nem tudsz semmire koncentrálni. Tudod, hogy el kell végezned a dolgokat, de ezek a fenyegető határidők nem elegendők ahhoz, hogy meggyőzzenek arról, hogy valóban le kell tenned a telefonodat és oda kell figyelned.
A sok zavaró tényező megakadályozhat minket abban, hogy produktívak maradjunk. Nehéz lehet arra is összpontosítani, ami érdektelen vagy unalmas, ha hirtelen elönti az agyunkat sok más ötlet, amivel jelen pillanatban foglalkozhatnánk.
De miért olyan fontos a hatékonyság?
Miért fontos, hogy produktív legyél?
Ez könnyen megválaszolható kérdésnek tűnhet, azonban annyira mégsem egyértelmű.
Egyszerűen fogalmazva, a hatékonyság azért fontos, mert több mindent tudsz elérni kevesebb idő alatt. Ez azt jelenti, hogy hosszú távon nehezebb, fontosabb feladatokat vállalhatsz, miközben több időd marad arra, hogy olyan tevékenységeket végezz, mint a hobbid vagy a barátokkal töltött idő.
A hatékonyság másik előnye a teljesítés érzése. Ha leveszel valamit a tennivalók listájáról, dopamin szabadul fel a szervezetedben, ami egy természetes hangulatjavító.
Tehát minden alkalommal jobb kedvű leszel, mikor végre kipipálsz valamit a feladataid közül.
Az emberek szeretik azt az érzést, hogy befejeztek valamit, különösen akkor, ha ez nehéz vagy fontos feladat volt számukra. Ha hatékonyabb szeretnél lenni, de nem tudod, hogy hol kezdj hozzá, először próbáld meg megérteni a probléma forrását.
..talán a technológia?
Mondhatjuk, hogy egyszerre vagyunk megáldva és megátkozva a technológiával.
Olyan korban élünk, amikor a technológia segíthet az álmaink gyorsabb megvalósításában, és minden eddiginél messzebbre vihet minket, ugyanekkor könnyen elvonják a figyelmünket : a közösségi média, a szövegekre reagálás, az állandó értesítési figyelmeztetések és még sok más.
..túl nagy a kihívás?
Lehet, hogy tudod, hogy mi a végső célod, de fogalmad sincs, hogyan juthatnál el oda.
Ez gyakran előfordul, ha úgy gondolod, hogy egy feladat nehéz, vagy ha még soha nem kellett korábban hasonló projektben részt venni. Akkor is érezheted magad így, ha sok más tevékenységgel vagy túlterhelve. Ha az agyad tele van mindenféle gondolattal, akkor nehéz lehet összpontosítani a feladatra, és elvégezni azt, ami éppen előtted van.
..vagy csak unod a munkádat?
Néha küzdelem lehet produktívnak maradni egyszerűen azért, mert unod a munkát. Érdektelennek vagy unalmasnak találod, ami megnehezíti a befejezést.
Hajlamosak vagyunk kifogásokat találni arra, hogy ne kezdjük el, vagy inkább kisebb, könnyebb vagy izgalmasabb feladatokra összpontosítsunk a monoton pötyögés helyett.
Ne keseredj el!
Hiszen tanulható a hatékony munkavégzés!
Azok a készségek, amelyek segítenek a feladatok elvégzésében, a határidők betartásában és a projektek befejezésében, ugyanazok a készségek, amelyek segíthetnek abban, hogy boldogabb, kiegyensúlyozottabb legyél az életed minden területén.
Mindenkinek törekednie kell a produktív gondolkodásmód kialakítására.
Segítünk egy kicsit!
Hogyan befolyásolja a reggeli rutin a munkavégzést?
A későn kelők jobban belecsúsznak abba a hibába, hogy semmit sem tudnak véghez vinni aznap.
Miért?
Hallottad már vagy használtad már valaha azt a kifejezést, hogy “nem elég 24 óra”?
Néha ez igaz.
Vannak esetek, amikor a teendők listája sokkal hosszabb, mint egy nap.
A másik oka azonban az, hogy az emberek csak akkor kezdenek el dolgozni valamin, amíg a nap majdnem véget nem ér. Ennek az lehet az oka, hogy a nap nagy részében más tevékenységük is volt, vagy csak későn ébredtek fel.
A fókuszált rutin segíthet abban, hogy ne csússzon szét a nap.
Mit szólnál, ha azt mondanánk, hogy erről akár már az előtte lévő napon is gondoskodhatsz?
Hogyan készülhetsz fel már most a holnapi munkavégzésre?
- Nézd át a határidőket.
- Tervezd meg a napot, hogy pontosan átláthasd, mi vár rád másnap.
- Állíts fontossági sorrendet a feladatok között.
- Nézd meg, kik azok, akiknek az e-mailje még mindig megválaszolatlanul pihen az inboxodban, és mindenképpen ütemezz be nekik egy válaszlevelet.
- Figyelj oda arra, hogy ne álljanak nálad a határidők, hagyd haladni a többieket és mielőbb ellenőrizd a munkájukat.
Az a bizonyos mumus feladat, amit semmiképpen sem akarsz elvégezni..
Vedd előre, hogy minél előbb túless rajta!
Ne csúsztasd el, ne halogasd, addig ne kezdj bele másba.
Kapcsold ki a telefonod, némítsd le az e-maileket, lépj ki a Facebookodból és állítsd le a kedvenc slágereid lejátszási listáját is.
Ha koncentrálsz, sokkal hamarabb és sokkal kevesebb szenvedés árán lehetsz túl a feladaton, amelyet ezután büszkén fogsz kipipálni a listádon.
Így sem megy, mert úgy érzed távol áll tőled a feladat?
Kérj segítséget.
Beszélj róla olyan barátaiddal, akik képben vannak a témában.
Kérdezd meg egy kollégádat, hogy egy finom kávéért cserébe tudna-e rád szánni pár percet.
Kérd meg a főnököd, hogy szánjon pár percet a feladat bővebb ismertetésére vagy adjon valami kiindulópontot, amelynek köszönhetően sokkal magabiztosabban haladhatsz továbbb.
Hogyan koncentrálhatsz a lehető leghatékonyabban?
Ha valaha is nehezen sikerült átküzdened magad egy kihívást jelentő feladaton, vagy sok időt töltöttél egy finnyás projekttel, biztosan azt kívántad, bárcsak növelhetnéd a koncentrációs képességedet.
Hiszen ez a hatékony munkavégzés elengedhetetlen része.
Praktikák, hogy fókuszált és produktív maradj:
- Rendszeres szünet.
Sokan megpróbálják minél előbb végignyomni a munkát, fel sem állnak az asztaluktól egész nap, még az ebédet is ott lapátolják be gépeket megszégyenítő gyorsasággal.
Az embereket nem arra tervezték, hogy folyamatosan energiát fordítsanak valamire. Mi sokkal inkább arra vagyunk hivatottak, hogy pulzáljunk az energia elhasználása és visszanyerése között.
Az emberek csak 90-120 percig képesek koncentrálni, mielőtt szünetre lenne szükségük. Azok, akik szünetet tartanak, általában 90–120 percig felfrissülten térhetnek vissza munkájukhoz.
A szünetek segíthetnek a monotonitás megtörésében is, és megakadályozhatják azt, hogy unatkozz a projekt közben.
- Kapcsold ki!
Bár fontos az egészséges társasági élet ápolása, és rendben van az is, ha imádsz az ismerőseiddel pötyögni, de amikor eljön a munka ideje, tegyél meg mindent annak érdekében, hogy félretedd ezeket a zavaró tényezőket.
Ha a mobiltelefonod vagy a közösségi média megakadályozza, hogy a munkádra összpontosíts, távolodj el tőle tudatosan. Kapcsold ki a telefonod és tartsd magad távol a közösségi médiától. Ha egy kis segítségre van szükséged, próbálj meg olyan alkalmazást használni a telefonodon, amely korlátozza a képernyőn töltött időt egy bizonyos ideig.
- Fontos? Legyen prioritás!
Sokan véletlenszerűen választják ki a feladatok sorrendjét, vagy először a legegyszerűbb dolgokat próbálják meg elvégezni. Ez nem a legtermékenyebb módja a feladatok ellátásának. Ha azért küzdesz, hogy produktív maradj, akkor először a nehezebb vagy fontosabb feladatokra kell, hogy koncentrálj.
- Napirend, napirend és napirend!
A legtöbb ember inkább aludni szeretne, de a világ legsikeresebb emberei közül sokan korán kelnek.
Használd a napfényes reggelt, hogy önmagadra koncentrálj. Nagy hatékonyság gyilkos, ha az e-mail és a naptár ellenőrzésével kezded a napot. Kezdd el inkább a napot úgy, hogy figyelmen kívül hagyod a reggeli üzeneteket: reggelizel egy jót, elolvasod a híreket, meditálsz vagy edzel, ez biztosítja, hogy megkapd a szükséges üzemanyagot egy produktív naphoz.
Tervezz előre, lásd át az egész napod. A korán kelő emberek előre látják a problémákat, és megpróbálják minimalizálni őket. Ne pazarold el a legtermékenyebb idődet az ágyban fekve.
Feküdj le korán és kelj fel korán, hogy frissen készen állj a feladatokra.
- Hagyd abba a multitaskingot!
Ne próbálj meg 10 dolgot egyszerre csinálni! Egyszerre csak egy feladatra összpontosítva végezd el a dolgokat a lehető leghatékonyabban. A kevesebb néha több, ha produktívnak kell lenni az adott napon.
Miért?
Mert inkább tölts azzal az egy feladattal plusz 25-30 percet, minthogy az egész következő napod a kapkodás hibáinak kijavításával teljen.
Ha mégis elcsúsznál a határidőkkel..
Úgy gondoltad, hogy a projekt egyszerű, vagy tudod, hogyan kell csinálni, így bátran késleltetted vagy lassabban dolgoztál rajta.
Aztán hirtelen egy határidővel találod magad szemben.
Egy lekésett határidővel.
Ha esetleg korábban észreveszed, hogy nem fogsz időben végezni a feladattal, jelezd mielőbb a felettesednek!
Semmi pánik!
- Vedd fel a kapcsolatot a főnököddel és ismertesd a késésed okát.
- Vállalj felelősséget!
- Vess fel neki B tervet a projekttel kapcsolatban vagy fogadd el az ő tanácsait a lekésett határidő mielőbbi teljesítésével kapcsolatban.
Nem kell aggódnod, hiszen vezető pozícióban pontosan tudják azt, hogy bizonyos esetekben milyen nehéz tartani a lépést.
A vezető, mint a munkahelyi hatékonyság biztosítója!
Vezetőként sok minden van a tányérodon. De az egyik legfontosabb dolog (ha nem a legfontosabb), hogy szánj időt a munkatársaid hatékonyságának támogatására.
Motiváld és inspiráld őket.
A legjobb vezetők tudják, mi motiválja az alkalmazottaikat, és ezt szem előtt tartják, amikor a csapatuk jó munkát végez. Inspirálják az embereket azzal, hogy pozitívak maradnak, és kiszűrik a stresszt és a negativitást. Támadóvonalként is működnek: elhárítják az akadályokat és segítenek hatékonyan dolgozni.
Ismerd az erősségeiket.
A nagyszerű vezetők gondoskodnak arról, hogy az alkalmazottaik a számukra legmegfelelőbb pozícióban legyenek. Egy vezető tudja, hogy az adott alkalmazottjának mik a legnagyobb erősségei és motiválja őket, ha elakadnak egy feladattal.
Hallgass!
A vezető meghallgatja az alkalmazottait. Figyel az ötletekre és a panaszokra, ezután eltávolítja az akadályokat, segít megoldani a kihívásokat és leveszi a vállukról az esetleges szükségtelen negatív poggyászokat.
Mind vezetőként, mind pedig munkavállalóként tehetsz azért, hogy produktívabb legyél, a siker kulcsa pedig BENNED rejlik..
Önismeret a hatékonyságért!
Félelmetes, hogy hányan élünk előre kialakított feltételezésekkel önmagunkról.
Ez káros hatással lehet a hatékonyságunkra is, mert előfordulhat, hogy olyan korlátozó hiedelmeket hordozunk, mint például: „nehéz szervezkedni, és én mindig rosszul voltam tőle”, ami azt jelenti, hogy kerüljük az olyan további projektek vállalását, amelyek valóban megmutathatják készségeinket és tehetségeinket.
Csak akkor tudod igazán hatékonyan tervezni a jövődet, ha ismered önmagadat.
Ha már ismerjük önmagunkat és magabiztosan tudjuk azonosítani célunkat, akkor valódi előrelépést tehetünk legfontosabb törekvéseink megvalósításában. Az öntudatosság produktívabbá tesz bennünket, mert biztosítja, hogy sok, olykor felesleges dolog helyett a helyes megoldásokra koncentráljunk.
Vágj bele az önismereti kalandba te is, hogy önmagad megismerésével teljesen új emberként vesd bele magad a hatékony mindennapokba!
